Temos que ter um motivo para guardar essas coisas. Se elas não fazem parte de nossa vida, porque estamos nos responsabilizando por elas?
Existem documentos fúteis, como o comprovante de pagamento da caixa de leite que você comprou mês passado que já passou por você e foi embora pela descarga. Esses documentos são do tipo que você não precisa guardar, a não ser que você faça um controle rigoroso das suas finanças (o que, sinceramente, não é prático guardando vários papeis amarelos pequenos por aí). Se for usar esse tipo de documento fiscal, anote num caderno ou planilha e mande as notas e comprovantes para bem longe de você.
Outros documentos não são opcionais, são documentos oficiais, que podem ser cobrados de vez em quando para alguma atividade. Não só seu RG ou passaporte, mas também histórico escolar ou diploma universitário, comprovante eleitoral, comprovante de residência e afins. Não mande esses documentos embora, se alguém precisar e você não tiver, não será uma situação bacana.
Ok, mas como eu separo o que mandar embora do que vai ficar?
Não se esqueça de que tudo na sua vida tem que ter uma função ou objetivo, inclusive seus documentos.
Pegue 8 pastas e nomeie com áreas da vida:
Saúde
Aprendizado
Finanças
Trabalho
Família e amigos
Amor
Espiritualidade
Lazer
Agora pegue todos os seus documentos e papéis, olhe para cada um e pense: "Pra que vou usar isso?". Existem algumas opções comuns:
garantia fiscal
documento de identidade
histórico escolar das crianças
ingressos válidos
manuais de produtos
multas em aberto do carro
contas da casa do último ano
cartões de aniversário e desenho das crianças
comprovantes fiscais dos últimos 3 meses
Depois separe os documentos nas 8 pastas e desmembre em quantas subpastas forem necessárias de acordo com o objetivo daqueles documentos. O exemplo da pasta finanças ficaria assim:
notas fiscais e recibos -> possíveis trocas
contas de casa -> comprovar endereço
contratos bancários -> confirmar direitos
contratos de seguros e outros -> confirmar garantia
comprovante de impostos -> comprovar adimplência
Guarde as pastas juntas e deixe em um lugar acessível. Faça o mesmo com os documentos no computador.
Se possível digitalize seus papéis para agilizar a busca quando for consultá-los, guardando em papel apenas os documentos oficiais e os que precisam ser apresentados fisicamente.
Lembre-se de continuar alimentando as pastas e guardar no mesmo lugar depois de usar, cada coisa na sua casinha. 😄
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